04.04.2019

Auf dem Weg zu agilen Unternehmen

Kampf dem Overhead

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Schlank sein ist nicht nur bei Führungskräften in, sondern auch im Kostenmanagement von Unternehmen. Zentrale, bürokratische und kundenferne Verwaltungseinheiten sind für agile Unternehmen im digitalen Zeitalter ein No-Go. Daher ist die Reduzierung des berühmt-berüchtigten Overheads eine permanente Führungsaufgabe. Verwaltungskosten können Sie auf drei Wegen senken.

Prozesseffizienz erhöhen

Administration tendiert generell zur Bürokratie. Meist handelt es sich um Routinearbeiten (z. B. Rechnungswesen), die strengen Gesetzen und Auflagen unterliegen und sich daher schnell "aufblähen". Überprüfen Sie daher Ihre Arbeitsprozesse regelmäßig. Legen Sie Arbeitsschritte zusammen, bestimmen Sie Prozessverantwortliche, nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung und vermeiden Sie bei der Geschäftsprozessabwicklung unnötige Medienbrüche. Durch eine Prozessorganisation sparen Sie nicht nur Ressourcen ein, sondern erhöhen in der Regel auch die Qualität aus Sicht der internen Kunden (agiler, schneller, verständlicher, bequemer).

Profit Center einführen

Eine sehr wirkungsvolle Methode ist es, die internen Verwaltungsbereiche als eigene Profit-Center zu organisieren. Jeder administrative Bereich (z. B. Rechnungswesen, Recht, Personal, EDV) versteht sich danach als ein Dienstleistungsunternehmen, das zentrale Dienste (Shared Services) zu einem marktadäquaten Preis anbietet. Erforderlich ist hierfür, dass die Leistungen genau beschrieben und von den internen Kunden gewollt sind. Auch müssen sie preislich mit externen Anbietern vergleichbar sein. Üblich ist es, Verrechnungspreise für Einzelleistungen oder Pauschalen für dezidierte Ressourcenbereitstellungen zu vereinbaren. Nach der Einführung ist es wichtig, einen internen Kontrahierungszwang zeitlich zu begrenzen. Bieten die internen Dienste nach Ablauf einer Karenzzeit nicht das marktübliche Preis- und Qialitätsniveau, haben die operativen Bereiche das Recht, sich extern am Markt zu bedienen.

Fremdvergabe 

Der radikalste Ansatz besteht im Outsourcing von zentralen Diensten. In Konzernen wird es zunehmend beliebt, Rechnungswesen und EDV komplett an Externe zu vergeben. In kleinen Unternehmen ist die Fremdvergabe der Buchhaltung an Steuerberater oder der Rechtsfragen an Anwälte schon lange etabliert. Externe verfügen durch Spezialisierung über Fachwissen und Kostenvorteile. Durch Fremdvergabe gewinnen Sie auch Zeit für Ihre eigentlichen Kernprozesse. Allerdings verlieren Sie auch den direkten Zugriff auf Geschäftsprozesse. In der digitalen Welt gibt es mittlerweile viele Plattformen, bei den Sie Leistungen fallweise einkaufen (z. B. Plattformen für Werbedesign wie 99design) oder freiberufliche Spezialisten (z. B. Freelancer.de) anheuern können.

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