Sorgen Sie für Schicksalsschläge vor

Notfallplan im Unternehmen

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Jede dritte Betriebsaufgabe bzw. – übergabe ist durch Krankheit, Unfall oder Tod des Unternehmers bedingt. Diese Schicksalsschläge treten meist plötzlich ein und führen ohne Vorsorge oft zu existenzgefährdenden Situationen. Nicht alle Unternehmer/innen haben ausreichend für einen solchen Notfall vorgesorgt. Häufig fehlen klare Regelungen für eine längere oder dauerhafte unerwartete Abwesenheit der Unternehmensleitung. Wer führt das Unternehmen weiter? Wie wird das Wissen an mögliche Nachfolger bzw. Vertreter weitergegeben? Wo befinden sich die zur Weiterführung des Betriebes erforderlichen Informationen und Dokumente? Ein Notfallplan kann Angehörige und Mitarbeiter unterstützen und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen in Ihrem Sinne weitergeführt wird:

  • Vertretungsplan: Legen Sie fest, wer Ihre Vertretung übernehmen soll bzw. Ihre Nachfolge antritt und das Unternehmen kurz- und langfristig weiterführen soll. Binden Sie auch Ihre wichtigsten Führungskräfte mit ein, die dann eine Art Krisenstab bilden können.
  • Vollmacht: Statten Sie Ihren Vertreter mit den nötigen Vollmachten aus. Da Vollmachten immer auch ein erhebliches Missbrauchsrisiko bergen, sollte dieses Risiko durch geeignete Maßnahmen bei der Vollmachtsgestaltung soweit wie möglich reduziert werden. Für Immobilien und Gesellschaftsbeteiligungen ist eine notarielle Vollmacht erforderlich.
  • Schlüsselverzeichnis: Dokumentieren Sie, wer in Ihrem Betrieb die wichtigsten Schlüssel verwaltet und wo diese verwahrt werden. So ersparen Sie Ihrem Vertreter bzw. Ihrem Nachfolger kostbare Zeit.
  • Zugangsrechte: Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Passwörtern zu Ihren Computern und sonstigen Programmen (auch Internetportalen).
  • Finanzielle Geschäftspartner: Listen Sie Ihre Bankverbindungen und Versicherungen auf. Hinterlegen Sie die wichtigsten Policen sowie die Kontaktdaten Ihrer Berater (Rechtsanwalt, Notar Steuerberater, sonstige).
  • Kunden- und Lieferantenverzeichnis: Notieren Sie Ihre wichtigsten Kundenverbindungen mit Aufträgen, Vereinbarungen und Besonderheiten, die sich aus einer möglichen langjährigen Geschäftsbeziehung ergeben haben. Das gilt auch für Ihre wichtigsten Lieferanten.
  • Projektdokumentation: Für größere Aufträge mit Projektcharakter ist es sinnvoll, Statusberichte und eine Übersicht über Verträge, amtliche Dokumente etc. zu erstellen. Halten Sie fest, wo diese sich in Ihrem Betrieb befinden.
  • Bilanzen: Dokumentieren Sie, wo Sie Ihre Jahresabschlüsse aufbewahren. Erstellen Sie zusätzlich aktuelle Vermögensaufstellungen (z. B. Immobilien).
  • Strategie: Hinterlegen Sie Ihre unternehmerischen Überlegungen und Geschäftsideen, auch die, die Sie noch nicht realisiert haben.
  • Testament: Achten Sie darauf, dass Ihr Testament Ihrem Gesellschaftsvertrag nicht widerspricht und prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Testament und die Nachfolgeregelung im Gesellschaftsvertrag angepasst werden müssen. Damit kein Erbschein erforderlich ist, sollten Sie ein notarielles Testament errichten.

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